15 बेस्ट ईमेल एटिकेट रूल्स (15 Best Email Etiquette Rules)

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चैट (Chat) या ईमेल (Email) लिखते हुए अधिकतर लोग कई तरह की ग़लतियां (Mistakes) करते हैं. हम यहां पर ऐसे ही कुछ पर्सनल और ऑफिशियल ईमेल एटीकेट्स के बारे में आपको विस्तार से बता रहे, जिन्हें ध्यान में रखकर आप अपने इंप्रेशन को ख़राब होने से बचा सकते हैं.

जनरल ईमेल एटीकेट्स टिप्स

1. इंट्रोडक्शन बहुत ज़रूरी है

ईमेल में सबसे महत्वपूर्ण होता है इंट्रोडक्शन यानी परिचय. यदि आप किसी अंजान व्यक्ति को ईमेल लिख रहे हैं, तो सबसे पहले उसे अपना परिचय दें, फिर किस संदर्भ या विषय पर आप उससे बात करना चाहते हैं, इस बारे में उसे कम शब्दों में विस्तार से बताएं. इंट्रोडक्शन तब और भी ज़रूरी होता है, जब अंजान लोगों से किसी सर्वे, प्रश्‍नोत्तरी या क्विज़ के बारे में पूछ रहे होते हैं.

2. स्पेलिंग चेक करना न भूलें

ईमेल चाहे पर्सनल हो या ऑफिशियल, भेजने से पहले पूरे मेल की स्पेलिंग ज़रूर चेक करें. ख़ासकर जब आप मोबाइल से ईमेल कर रहे हों तो, क्योंकि टचस्क्रीन मोबाइल होने के कारण कई बार ग़लत टाइप हो जाता है. यदि आप बार-बार होनेवाली ग़लत स्पेलिंग से बचना चाहते हैं, तो ‘ऑटोकरेक्ट’ का ऑप्शन यूज़ करें. इस ऑप्शन की मदद से आप स्पेलिंग के ग़लत होने से बच सकते हैं.

3. इसी तरह से ईमेल लिखते समय:

– सही व्याकरण का प्रयोग करें.

– विराम चिह्नों का ज़्यादा इस्तेमाल करने से बचें.

– ईमेल कैपिटल लेटर्स में न लिखें.

– लिखते समय अशिष्ट भाषा का प्रयोग न करें.

– मुख्य बातों को पॉइंट में लिखें.

उपरोक्त बताई गई बातों का ध्यान ज़रूर रखें, विशेष रूप से तब, जब आप ऑफिशियल मेल लिख रहे हों.

4. ‘रिप्लाई-ऑल’ फीचर का प्रयोग सावधानी से करें

जब आपको बहुत सारे व्यक्तियों को मेल का जवाब देना हो, तभी इस फीचर का प्रयोग करें. इस फीचर का प्रयोग सावधानी से करें, क्योंकि ‘रिप्लाई ऑल’ करते समय कई बार मेल ऐसे व्यक्तियों को भी पहुंच जाता है, जिन्हें उस मेल का रिप्लाई नहीं करना होता है. इसलिए इस फीचर का प्रयोग सावधानी के साथ करें.

5. जनरल मेल्स के लिए ‘बीसीसी’ यूज़ करें

यदि आपको बहुत सारे व्यक्तियों को मेल भेजना है, तो ईमेल बॉक्स में दिए गए ‘बीसीसी’ ऑप्शन का इस्तेमाल करें.

6. ज़िप फाइल बनाएं

ईमेल से 8-10 हैवी अटैचमेंट एक साथ न भेजें. हैवी और बहुत सारी अटैचमेंट भेजने से प्राप्तकर्ता का इनबॉक्स अवरुद्ध हो सकता है. इसलिए हैवी अटैचमेंट्स को ‘फाइल-हॉस्टिंग सर्विस’ से भेजें. इसके अलावा हैवी फाइलों की ‘ज़िप फाइल’ या ‘रिसाइज़ पिक्चर’ बनाकर भी भेज सकते हैं. यदि आप किसी ऐसे व्यक्ति को ईमेल कर रहे हैं, जो अपने मोबाइल से ईमेल एक्सेस कर रहा है, तो उसे ज़्यादा अटैचमेंट एक साथ न भेजें.

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एब्रिविएशन (संक्षिप्त शब्दों) का

7. इस्तेमाल कम करें: ईमेल लिखते समय संक्षिप्त शब्दों (एब्रिविएशन्स) का प्रयोग कम से कम करें. एब्रिविएशन्स, जैसे- एफवाईआई (ऋधख), पीएफए (झऋअ), पीडीएफ (झऊऋ) और एफवाईआर (ऋधठ), सीयू (उण), एनपी (छझ), डब्ल्यूयू (थण) आदि लिखते समय इस बात का ध्यान रखें कि ईमेल प्राप्तकर्ता (रिसीवर) इन एब्रिविएशन्स के अर्थ समझता भी हो. इसलिए मेल लिखते समय केवल उन्हीं एब्रिविएशन्स का प्रयोग करें, जो प्रचलित हों.

8. फॉन्ट को फॉरमेट करें: ईमेल लिखते समय कैपिटल लेटर्स और बोल्ड फॉन्ट का इस्तेमाल न करें. बोल्ड फॉन्ट और कैपिटल लेटर्स में लिखने से ईमेल प्राप्तकर्ता पर आपका ख़राब इंप्रेशन पड़ सकता है. इसी तरह से टेक्स्ट को बीच-बीच में अंडरलाइन करना, फैंसी फॉन्ट या मल्टीपल फॉन्ट का प्रयोग करने से बचें.

9. ईमेल के टाइप को पहचानें: कोई भी ईमेल पढ़ते समय सावधानीपूर्वक पढ़ें यानी मेल की टोन को पहचानें. हो सकता है वह ऑफिशियल मेल हो या फिर वह पर्सनल मेल भी हो सकता है, जो अशिष्ट व कड़े शब्दों में लिखा गया हो. इसलिए जब भी आप परेशान हों या जब आपका मूड ख़राब हो, तो मेल न लिखें. इन मेल को ‘ड्राफ्ट’ में सेव कर लें या दोबारा पढ़कर शांत दिमाग़ से और अच्छी तरह सोच-समझकर रिप्लाई करें.

10. ‘फॉरवर्ड’ करने से पहले: कोई भी मेल अन्य व्यक्तियों को फॉरवर्ड करने से पहले उसका पहले का पिछला मैटर और मेल-एड्रेस आदि डिलीट (क्लीन-अप) कर लें. इससे प्राप्तकर्ता को आपके द्वारा भेजा गया मेल पढ़ने में आसानी होगी और उसके समय की बचत भी.

11. ‘सेंड’ करने से पहले: पूरा मेल लिखने के बाद ‘टू’ वाला फील्ड चेक करें. कहीं सेंडर की ईमेल-आईडी ग़लत टाइप तो नहीं किया है. कई बार सेंडर के पर्सनल और ऑफिशियल ईमेल-आईडी 2-3 होने के कारण इस तरह की समस्या हो सकती है.

ऑफिशियल ईमेल एटीकेट्स

12. सब्जेक्ट लाइन: प्राप्तकर्ता के इनबॉक्स में सबसे पहले सब्जेक्ट लाइन ही दिखाई देती है. इस सब्जेक्ट लाइन को पढ़कर प्राप्तकर्ता को ईमेल की महत्ता समझ में आ जाती है कि वह मेल कितना महत्वपूर्ण है और किस संदर्भ में लिखा गया है. इसलिए सब्जेक्ट ज़रूर लिखें.

13. सोल्यूशन: ईमेल में मुद्दे की बात लिखने से पहले प्राप्तकर्ता के नाम के आगे ‘डियर’ या पीछे ‘जी’ कहकर संबोधित करें. अगर आप प्राप्तकर्ता का फर्स्ट नेम नहीं जानते हैं, तो उन्हें उनके सरनेम या टाइटल से संबोधित करें.

14. कंसाइज़ बॉडी: इसमें सीधे कम शब्दों में मुद्दे की बात लिखें. यदि आप एक से अधिक विषयों पर अपनी बात कहना चाहते हैं, तो सबसे पहले सबसे महत्वपूर्ण बात लिखें, फिर पॉइंट वाइज़ अन्य बातों का ज़िक्र करें.

15. साइन ऑफ: यदि आप फॉर्मल मेल लिख रहे हैं, तो मेल के अंत में ‘यॉअर्स सिन्सियर्ली’, ‘यॉअर्स फेदफुली’ जैसे संबोधन ज़रूर लिखें. यदि ऑफिशियल मेल या अन्य स्थितियों में मेल लिख रहे हैं, तो अंत में ‘बेस्ट रिगार्ड्स’ और ‘काइन्ड रिगार्ड्स’ जैसे संबोधन ज़रूर लिखें. इससे प्राप्तकर्ता पर आपका अच्छा प्रभाव पड़ेगा. आख़िर में सबसे अहम् बात- पूरा मेल लिखने और भेजने के बाद ‘साइन ऑफ’ करके बंद करें.

– नागेंद्र शर्मा

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Aneeta Singh